Sejak tahun 2018 lalu, pemerintah membuka fasilitas sertifikasi ISO 9001 untuk UMKM. Fasilitas tersebut diberikan supaya UMKM mampu menghadapi persaingan dinamis dan kompleks di era revolusi Industri 4.0. Namun, tidak mudah menerapkan ISO 9001 di UMKM—mengingat bisnis ini berskala kecil. Untuk dikategorikan sukses dalam menerapkan sistem manajemen mutu tersebut, UMKM harus melewati lima tantangan. Apa saja?
- Mempertahankan Keterampilan Auditor Internal
Untuk memastikan kinerja karyawan dan kelangsungan proses kerja sesuai ISO 9001,
UMKM membutuhkan auditor internal. Melalui auditor internal, UMKM juga bisa
menilai seberapa bagus pengendalian risiko yang dilakukan.
Tantangannya, mampukah UMKM menjamin keterampilan auditor yang tidak dipakai
secara rutin? Sebenarnya, UMKM bisa menyiasati dengan mengadakan pelatihan
auditor. Sayangnya, bisnis ini terkendala biaya.
Selain menyelenggarakan pelatihan, menyewa auditor luar pun bisa menjadi solusi
praktis. Namun, tindakan itu berisiko tinggi, seperti adanya kendali dari pihak eksternal
UMKM dan penilaian subyektif. - Memastikan Ketersediaan SDM selama Sertifikasi ISO 9001
Sampai saat ini, sumber daya manusia (SDM) menjadi masalah utama di level UMKM.
Pasalnya, rata-rata UMKM menggunakan tenaga kerja borongan. Untuk jangka pendek,
tenaga kerja tersebut bisa mempercepat proyek UMKM. Bagaimana jika diterapkan
jangka panjang?
Dalam kasus penerapan ISO 9001, SDM yang sifatnya sementara tidak dapat membantu UMKM mencapai tujuannya. Hal itu karena tenaga kerja borongan hanya berfokus pekerjaan sesuai kontrak, bukan rutin dan terikat. Sebaliknya, jika pemilik UMKM memaksakan diri untuk merekrut karyawan tetap, biaya menjadi kendala utama. Inilah challenge yang harus dijawab oleh UMKM; memastikan SDM tersedia kapan saja; bahkan ketika sertifikasi ISO 9001 belum berjalan.
- Membuat Dokumentasi Sesuai Standar Sertifikasi ISO 9001
Sesuai peraturan ISO 9001, beberapa informasi harus didokumentasikan sebagai
persyaratan sertifikasi. Apabila mengikuti standar, UMKM wajib memperhatikan empat
level dokumentasi yang disusun secara hirarki. Perkaranya, apakah UMKM mampu
menyesuaikan proses di organisasi dengan standar ISO 9001?
Kemampuan UMKM dalam membuat dokumentasi sesuai standar ISO 9001 bergantung
pada SDM yang terlibat. Pasalnya, dokumen ISO 9001 harus dikembangkan oleh SDM
bertanggung jawab dan menguasai proses produksi. Selain itu, UMKM tidak boleh
melibatkan pihak luar untuk menyusun dokumen, apalagi meniru milik pebisnis lain. - Memastikan Penerapan ISO 9001 ketika Sistem Dijalankan
Ada banyak prosedur yang harus dilaksanakan oleh UMKM selama sertifikasi ISO 9001.
Namun, sebagian UMKM harus membagi waktu untuk menjalankan proyek secara cepat.
Dalam kasus ini, UMKM mesti mengambil solusi praktis—yang kadang kala tidak selaras
dengan peraturan ISO 9001.
Inilah tantangan untuk UMKM; harus bisa menanamkan unsur komunikasi, konsultasi,
dan partisipasi di organisasi. Tujuannya, supaya karyawan memahami pentingnya
pelaksanaan sistem manajemen mutu secara kontinyu. - Mengatasi Perbedaan Pendapat di Level Top Management
Beberapa UMKM yang didirikan oleh lebih dari satu orang kerap mengalami konflik
perbedaan pendapat. Konflik ini juga terjadi manakala sistem manajemen mutu sedang
diterapkan.
Solusinya, top management UMKM harus membangun komunikasi yang baik untuk menyampaikan gagasan dan pendapat. Dengan begitu, mereka bisa mencari jalan tengah mengenai format dan tujuan yang hendak dicapai melalui penerapan ISO 9001. Setelah itu, hasil kesepakatan disampaikan di depan karyawan agar mendapatkan pertimbangan dan saran.
Demikian ulasan seputar tantangan sertifikasi ISO 9001 bagi UMKM. Menerapkan sistem manajemen mutu ini tidak hanya membutuhkan dokumentasi yang rapi, tetapi juga kesiapan mental. Jika Anda merasa mampu, kenapa tidak dimulai dari sekarang?
